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#2 Detaillierte Informationen machen den Unterschied
#4 Budgetvorgaben kennen, mitteilen und einhalten
#6 Stornierungsbedingungen beachten
Die wichtigste Erfolgszutat für ein gelungenes Event ist immer noch, wie viel Zeit und Energie in die Planung investiert wurde. Der Zeitbedarf für die Veranstaltungsplanung hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie z.B:
Teilnehmerzahl
die Art und Verfügbarkeit der Teilnehmer (extern oder intern)
geplante VIPs, Politiker
Kapazitäten am Veranstaltungsort
ob und in welchem Rahmen die Veranstaltung beworben wird
Und es hängt natürlich davon ab, wie viel Know-How, Netzwerk und Erfahrungen der oder die Eventmanager:in besitzt.
Ein Event zu planen ist, im Vergleich zur Planung eines Workshops, anspruchsvoller. Viele Parteien (Dienstleister:innen, Zulieferer, Agenturen, Kund:innen, Auftraggeber:innen) müssen miteinander kommunizieren.
Übrigens: In den Spitzenmonaten Mai, Juni, September und November ist Servicepersonal schnell ausgebucht. Das gleiche gilt für Geschirr und Equipment. Wenn du ein Event in diesen Monaten planst, frage rechtzeitig bei den Event-Caterern oder Eventagenturen an, damit der Vorlauf für eine vernünftige Event-Konzeption ausreicht.
Je genauer du bei deiner Anfrage Informationen schilderst, desto besser können diese Details in der Planung berücksichtigt werden. Kennst du die Anliefersituation- bzw. schwierigkeiten vor Ort, weil das Event im Office in der Innenstadt stattfindet? Teile dein Wissen mit den Catering-Anbieter:innen. Auch wenn es einen speziellen Lieferanten-Fahrstuhl gibt hilft dies bei der Lieferplanung.
Informationen, die zu einem reibungslosen Event Catering beitragen:
Lieferanten Parkplätze, wenn es welche gibt, wie sind die Vorgaben?
Gegebenheiten vor Ort: Ist Strom, Wasser oder ein Backstage Bereich vorhanden?
Wer ist der oder die Ansprechpartner:in vor Ort?
Gibt es Besonderheiten beim Abbau? Muss dieser z.B. schon zu einer bestimmten Zeit erfolgen?
Der Mensch läuft dann zu Höchstleistungen auf, wenn dieser zu bestimmter Zeit eine bestimmte Leistung erfüllen muss. Wer kennt es nicht? Eine Deadline rückt näher und näher. Bis jetzt hat man sich grob mit der Aufgabe beschäftigt, aber da man ja noch etwas Zeit hat, schiebt man es noch ein paar Tage vor sich hin. Diesen Trick kannst du dir bei der Event-Planung, ähnlich wie der Planung eines Messeauftrittes, zu Nutze machen. Teile Deadlines mit. Gib z.B. vor, bis zu welchem Tag die Teilnehmer:innen zu oder abgesagt haben müssen. Durch die Deadlines kannst du auch bei der Planung (aus Punkt 1) einige Dinge schneller klären als üblich. Schreib z.B., dass du das Angebot unbedingt zu Tag X brauchst, da es dort intern besprochen wird. Ich verspreche dir, dass du dann auch das Angebot zugesendet bekommen haben wirst.
Gerade wenn das geplante Event-Catering groß und komplex ist, die Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien unübersichtlich wird, können Deadlines helfen, zu klärende Punkte in einer logischen Schrittfolge abzuarbeiten.
Bevor du eine Anfrage stellst, kläre am besten eine grobe Richtung ab, die du ggf. den Catering-Anbietern mitteilen kannst und dies bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden kann. Bei einem Event-Catering gibt man in der Regel ein Gesamt-Budget vor. Dieses Budget wird als netto oder brutto Summe angegeben. Manchmal ist es leichter ein Budget pro Person vorzugeben.
Übrigens:
Bewirtungen bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen (z.B. betriebliche Besprechungen) sind bis zu 60 Euro pro Arbeitnehmer steuerfrei.
Bewirtungen bei Betriebsveranstaltungen sind bis 110 Euro pro Arbeitnehmer steuerfrei. Quelle
Veränderung der Teilnehmerzahlen
Durch eine Veränderung der Teilnehmerzahlen müssen neben Speisen ggf. weitere Services hinzugebucht werden. Es wird z.B. zusätzliches Geschirr oder Equipment benötigt.
Aufschläge für kurzfristige Buchungen
Kurzfristige Buchungen sind meist teuer. Die Partner-Dienstleister:innen können kurzfristig nur gegen Zuschlägen Leistungen anbieten, die noch nachgebucht werden.
Grobe Veränderungen am Veranstaltungskonzept
Wenn grobe Veränderungen am Konzept des Event-Caterings vorgenommen werden sollen, ist das immer ein Drahtseilakt und mit vielen Kosten verbunden. Die Kapazitäten wurden für ein Konzept bereits fest eingeplant. Je kurzfristiger eine solche Änderungen vorgenommen wird, desto gravierender die zu entstehenden Kosten.
Beim Event-Catering kann man mit begrenztem Budget nicht allen Bereichen die volle Aufmerksamkeit schenken. Im Fachjargon spricht man hier auch vom Magischen Dreieck des Projektmanagements.
Es ist schwierig die Aspekte Qualität, Zeit, Preis- und Kostenvorgaben in Einklang zu bringen. Im Event-Catering gibt es unzählige Möglichkeiten “Geld auszugeben”. Die Frage, die man sich stellen sollte lautet daher: “Auf welche Bereiche möchte ich den Fokus legen? Was ist mir besonders wichtig?”.
Sollen beispielsweise 2 Servicekräfte mehr als üblich eingeteilt werden, da die Altersgruppe der Gäste sehr hoch ist. Dafür können dann weniger viele Varianten an alkoholischen und alkoholfreien Getränken angeboten werden.
Wenn uns die Corona-Pandemie eins gelehrt hat, dann, dass man sich mit den Stornierungsbedingungen auseinander setzen muss. Es sollte natürlich immer das letzte sein, mit dem Ausfall des Events zu rechnen. Aber wie heißt es so schön: “Vorsorge ist besser als Nachsorge”. Beim Angebotsvergleich kann ich dir den Tipp geben, dieses Thema einfach anzusprechen. Du wirst überrascht sein, dass viele Anbieter:innen für diese Thematik mittlerweile sensibilisiert sind und man sicher sicherlich einig werden kann. Du kannst die Stornierungsbedingungen übrigens auch selbstständig in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen recherchieren. In der Regel sind kurzfristige Stornierungen fast nie möglich.
Wenn du Rückfragen zu einem geplanten Event-Catering hast kannst du uns jetzt kontaktieren!
