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Du möchtest einen Messe Auftritt planen, aber bist dir nicht sicher ob du an alles gedacht hast? Dafür haben wir in diesem Artikel eine Checkliste zusammengestellt, die dir die Planung erleichtern soll.
Vor dem Messeauftritt ist es wichtig sich über konkrete, realistische und messbare Ziele (SMARTe Ziele) Gedanken zu machen.
Klare definierte Messeziele sind z.B:
Für die Leaderfassung eignen sich darauf spezialisierte Apps für das iPad. Die Vorteile gegenüber der analogen Leaderfassung sind das Entfallen der Nacharbeit der Papierlawine und mögliche Fehler beim Übertragen unleserlicher Schrift. Ein weiterer positiver Effekt: Durch die digitale Aufnahme der Informationen sind diese schnell zugänglich und die Kontaktaufnahme zum Lead erfolgt deutlich schneller.
Um einen Messe Auftritt zu planen sind nicht nur die Ziele sondern auch die Zielgruppe, die man während der Messe anspricht, vorher einzugrenzen. Mit Hilfe der sogenannten Buyer Persona erarbeitet man einen konkreten “ausgedachten” Zielkunden bzw. Besucher der Messe.
Ein weiterer wichtiger Punkte bei der Zielfestlegung einer Messe ist es sich über die infrage kommenden Messen zu informieren. Eine zentrale Anlaufstelle über alle anstehenden Messen gibt es beim Verband der deutschen Messewirtschaft, der sogenannten AUMA. Hierbei ist es sinnvoll sich über die Messen hinsichtlich des zu erwartenden Messe Publikums gedanken zu machen.
In der Grobplanung heißt es sich über das grobe Konzept, Budget und die internen Zuteilungen gedanken zu machen. Es heißt auch, die Entscheidung zur Teilnahme an einer Messe zu treffen und den Messe Auftritt zu planen. Ist die Entscheidung gefallen ist darauf zu achten, einen Projektleiter für die Messe zu ernennen. Unter die Aufgaben der Grobplanung fallen dann z.B:
Neben dem Projektleiter wird auch ein Messe-Projektteam benannt und die Zuständigkeiten werden eingeteilt. Wer ist beispielsweise Ansprechpartner für die Budgetplanung, wer ist für das Messetraining (Produktschulungen) und wer für die Hotelrecherche und Buchungen verantwortlich?
Hat man in der Grobplanung die Budgetplanung vergeben gilt es nun einen Budgetplan aufzustellen. Hier werden alle Kosten die für den Messeauftritt anfallen notiert. Das sorgt für einerseits für das Einhalten des angesetzten Budgets und andererseits für die spätere Berechnung des ROI des Messeauftrittes.
In der Feinplanung werden die erarbeiteten Arbeitspakete aus der Grobplanung weiter konkretisiert.
Messe Unterlagen einholen
Bei der ausgewählten Messe werden Informationen über den Messestand und -standort angefragt. Die auszustellenden Materialien (Produkte, Ausstellungsstücke, Exponate) werden festgelegt. Außerdem stellt man sich folgende Fragen:
Messebaufirmen Recherche
Im Zuge der Feinplanung gibt es eine zuständige Person, die sich um die Recherche und Auswahl der Messebaufirmen kümmert.
In der detaillierten Standplanung werden, nach den Richtlinien der Messen, Angebote bei den recherchierten Messebaufirmen eingeholt. Um den Messe Auftritt planen zu können sind dies unverzichtbare Ressourcen.
Bei der Standplanung gibt es vier verschiedene Standarten: Reihenstände, Eckstände, Kopfstände und Blockstände. Eine Übersicht zu den einzelnen Messe-Standarten gibt es in der obigen Grafik.
Messemotto
Gibt es eine Messemotto? Wenn ja, erstelle daraus einen Slogan. Das ist einprägsam und bindet potentielle Kund:innen an deinen Messestand oder Unternehmen. Vielleicht ist es auch sinnvoll, die eigene Messepräsenz durch gezielte Werbemaßnahmen zu kommunizieren. Wenn es einen Newsletter gibt kann über den Messeauftritt berichtet und geworben werden.
Messetechnik
Welche Messetechnik ist erforderlich? Werden iPads oder Info-Screens benötigt? Gibt es hierfür bereits die passende Technik oder müssen IT-Dienstleister beauftragt werden?
Weitere Messe Dienstleistungen
Buche Dienstleistungen bei Messe-Zulieferern rechtzeitig. Messe-Catering, Mietmöbel und Technik sind zu Messe-Terminen immer frühzeitig ausgebucht.
Interne Standmannschaft festlegen
Beim Festlegen der Mannschaft ist es sinnvoll Mitararbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen in der Gruppe einzuplanen. Dies fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Betreuung auf der Messe ist mit Expert:innen aus den verschiedenen Bereichen besser abgesichert.
Termine kommunizieren
Rechtzeitig mit dem Team über die anstehenden Terminen zu sprechen ist wichtig, um Unklarheiten oder Verzögerungen zu vermeiden.
Welche Aufgaben übernehmen externe Dienstleister?
Wird während der Messe eine Messe-Catering in Form eines Fingerfood Caterings angeboten, können externe Servicekräfte zusätzliche Messebesucher:innen an den eigenen Stand “locken”.
Messekatalog
Denk unbedingt an den Eintrag im Messekatalog. Dieser stellt sicher, dass du in den ausgegeben Werbepaketen des Messeveranstalters beworben wirst.
Externe Mitarbeiter/Servicepersonal
Zu den Messezeiten sind Dienstleister extrem ausgelastet. Eine rechtzeitige Buchung externer Mitarbeiter stellt sicher, dass du an dem Messetermin tatkräftig unterstützt wirst.
Messebau in Auftrag geben
Wie ist der Status des Messebauers? Kläre unbedingt die letzten Details deines Messestandes rechtzeitig.
Strom- und Wasser
Wie ist die Situation vor Ort? Gibt es einen Strom- oder Wasseranschluss?
Was muss bis wann angeliefert werden?
Informiere die Dienstleister:innen und Partner:innen rechtzeitig über die vorgegeben Anlieferzeitfenster der Messeveranstalter.
Wer übernimmt den Aufbau (und Abbau)?
Welchen Teil des Aufbaus übernimmt die Standmannschaft und welche die Dienstleister:innen? Sorge hier für Klarheit und fertige eine Kompetenzübersicht an.
Wann Auf- und Abbau bzw. Rücktransport?
Auch hier gilt es über die genauen Auf- und Abbau-Zeiten bzw. Rücktransporte genau Bescheid zu wissen, damit die Zeitfenster wie geplant eingehalten werden können.
Erarbeiten der Leadbogen
z.B. mit snapADDY
Hiermit kannst du einen digitalisiert Leadbogen erstellen, der die Messeleads einfach und strukturiert erfasst.
Sonstige Materialen und Infos
Welche Materialien und Unterlagen für Briefings und Trainings müssen noch vorbereitet werden?
Training der Standmannschaft
Unterlagen an die Standmannschaft mit allen Informationen senden
Ausstellerausweise beantragen
Damit deinen Mitarbeiter:innen der Standmannschaft sich frei auf dem Messegelände bewegen können brauchen diese Ausstellerausweise.
Überwachung Standaufbau
Stimmt der Standaufbau mit dem überein wie es geplant war? Hier besteht nur geringer Handlungsspielraum und jeder Handgriff muss sitzen, da die Zeit drängt. Hier sollte der oder die Projektleiter:in vor Ort sein und den Prozess überwachen.
Kontrolle der Anlieferungen
Anhand der geplanten Bestellungen gilt zu prüfen, ob wirklich alle Lieferant:innen und Partner:innen die Materialien, Waren oder Produkte geliefert haben.
Inbetriebnahme Technik, Exponate und ggf. Messe-Catering
Wenn noch nicht erfolgt ist an dieser Stelle der letzte Zeitpunkt zu Inbetriebnahme der letzten technische Geräte.
Einrichten des Messestandes
Wenn nun alles steht, können die letzten Details am Messestand vorbereitet werden und die Mitarbeiter:innen auf die Positionen gehen.
Leaderfassug im ausgearbeiteten Leadfragebogen
Nun treffen die ersten Messebesucher:innen an deinem Stand auf und die vorgefertigten Leadfragebögen werden hoffentlich mit zahlreichen Kontakten befüllt.
Ggf. kurzfristige Anpassungen vornehmen
Falls es noch Änderungen bedarf, sollte die Projektleitung jetzt zur Tat schreiten. Eine Messe dauert nur wenige Stunden oder Tage an und jeder Sekunde muss so effizient wie möglich genutzt werden. Wenn es Änderungen bedarf, müssen diese schnell und konsequent umgesetzt werden.
Wettbewerbsbeobachtungen
Nicht unerheblich ist die Beobachtung der Mittbewerber:innen. Lasse dich von ihren Messeständen inspirieren und notiere dir, was die besonders gut bei anderen gefällt.
Danksagung und Feedback
Allen Beteiligten danken und eine Nachbesprechung bzw. Feedbackrunde führen. Dies gehört zum Messe Auftritt planen einfach dazu.
Was hat gut geklappt, was nicht? Reflektiere hier auch die Zusammenarbeit mit den Partner:innen und Dienstleister:innen. Was hat dir gut gefallen, was nicht?
Geordneter Abbau
Ein geordneter Abbau gehört zu einem gelungenen Messeauftritt einfach dazu. Vielleicht ist der nächste Messeauftritt schon in kürze oder du planst regelmäßig messen zu besuchen. Dann ist ein geordneter Abbau inkl. Einlagerung des Messestandes und allem was dazu gehört unverzichtbar.
Nachbearbeitung Leads
Durch die digitale Erfassung der Leads ist eine Nachbearbeitung schnell erledigt. Es gibt aber noch Visitenkarten, die man vielleicht zugesteckt bekommen hat. Auch diese sollten digital erfasst werden um später kontaktiert zu werden.
Analyse der Messebeteiligung
Wie viele Leads wurden pro Tag generiert?
Aus den erfassten Leads haben sich später wie viel Geschäfte oder Geschäftsbeziehungen entwickelt?
Subjektives Empfinden
Wann war viel los und wann war wenig los? Waren mehr oder weniger Messebesucher:innen als erwartet da? Wie erfolgreich würdest du deinen Messebesuch einschätzen?
Abrechnung
Eine Messeauftritt ist nicht günstig und daher wird eingangs ein Budgetplan aufgestellt. Wie stark weicht dieser von den tatsächliche Kosten ab? Wo herrscht Verbesserungspotential? Welche unvorhergesehen Kosten sind angefallen, die du beim nächsten Mal berücksichtigen oder gar verhindern kannst?
ROI (Return On Investment)
Den ROI eines Messeauftrittes zu bestimmen ist nicht so einfach. Man könnte sich die Anzahl Leads zur Grundlage nehmen und einen monetären Wert pro Lead bestimmen.
Für die Zukunft
Für künftige Messebesuche:
Du hast Rückfragen zu einem Messe-Aufritt in Hamburg? Kontaktiere uns jederzeit und wir beraten dich bei deinen Rückfragen.
