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Die Planung einer Konferenz ist ein aufwändiger und komplizierter Prozess, bei dem man schnell den Überblick verliert. Die wichtigsten Punkte für eine eine erfolgreiche Konferenz haben wir dir hier zusammengefasst.
Die perfekte Location für eine Konferenz
FAQs - Häufig gestellte Fragen
Eine Konferenz zu planen umfasst verschiedene Disziplinen. Von Budgetplanung über die Organisation vor Ort bis hin zum Rahmenprogramm.
Zur Planung deiner Konferenz ist es hilfreich das Budget für die Veranstaltung zu kennen. Typischerweise solltest du für folgende Bereich ein Budget ansetzen: Location, Verpflegung, Programm (Externe Redner) und Marketing.
Ein Großteil der Kosten für eine Konferenz fällt erfahrungsgemäß auf die Location zurück. Wenn du ein hochwertiges Business Catering und gegebenenfalls externe Redner engagierst fallen hier zusätzliche Kosten an.
Der Großteil des Erfolges einer Konferenz hängt von der Zusammenstellung des Rahmenprogramms ab. Berücksichtige wie du die einzelnen Redner eintaktest. Sinnvoll ist es, zu Beginn mit leichteren Themen zu starten. Bis zum Mittag hin kannst du den Anspruch des Vortrages steigern. Nach dem Lunchbreak empfiehlt es sich einen leichteren aber unterhaltsamen Vortrag einzuplanen, um das Mittagstief der Teilnehmer:innen zu bekämpfen.
Der Tag der Konferenz erfordert eine präzise Organisation. Neben dem Rahmenprogramm fallen je nach Location und Umfang der Konferenz weitere Organisationsaufgaben an. Benötigst du einen Sicherheitsdienst? Eine Einlasskontrolle? Wie soll der Catering Service auf das Konferenz-Gelände kommen? Weitere Punkte, die du für einen reibungslosen Ablauf berücksichtigen musst:
Die Location ist neben dem Rahmenprogramm ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Konferenz. Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beim Buchen einer Location für eine Konferenz beachten solltest.
Achte bei der Recherche nach geeigneten Locations darauf, dass der Locationanbieter ähnliche Veranstaltungen durchgeführt hat und dies auf der Webseite kommuniziert.
Ein wesentlicher Teil der zum erfolgreichen Eindruck einer Konferenz führt ist eine zeitgemäße und funktionsfähige Ausstattung und Technik. Informiere dich bei der Location nach dem Stand der Technik und welche Ausstattung eingesetzt wird.
Für eine gut besuchte Konferenz sollte die Verkehrsanbindung so gut wie möglich sein. Achte dabei auf eine gute Erreichbarkeit mit U- oder S-Bahn. Wenn ebenfalls zahlreiche Parkplätze zur Verfügung stehen ist das ein zusätzlicher Pluspunkt für den Veranstaltungsort.
Konferenzen über den ganzen Tag oder mehrere Tage hinweg benötigen die richtige Verpflegung, um die Teilnehmer:innen bei Kräfte zu halten. Gute Locations besitzen meistens einige Kaffeevollautomaten.
Dazu kannst du beispielsweise ein Fingerfood Catering bereitstellen. Dies deckt viele Geschmäcker ab und benötigt wenig Personalaufwand und Aufräumarbeiten.
Die Begriffe Konferenz, Tagung und Kongress werden oft synonym verwendet, können jedoch unterschiedliche Bedeutungen haben, abhängig von Kontext und Region. Hier sind allgemeine Unterscheidungen:
Konferenz:
Eine Konferenz ist eine Veranstaltung, bei der Menschen zusammenkommen, um über spezifische Themen zu diskutieren, Ideen auszutauschen und gemeinsam zu lernen.
Konferenzen können unterschiedliche Größen und Formate haben. Es kann sich um wissenschaftliche Konferenzen, Geschäftskonferenzen, technische Konferenzen oder andere handeln.
Der Fokus liegt oft auf Diskussionen, Präsentationen, Workshops und Networking.
Tagung:
Der Begriff "Tagung" wird oft als allgemeiner Begriff für eine Versammlung von Menschen verwendet, die zu einem bestimmten Zweck zusammenkommen.
Tagungen können informeller sein als Konferenzen oder Kongresse und können eine breitere Palette von Aktivitäten umfassen, einschließlich Diskussionen, Präsentationen, Workshops oder sogar soziale Veranstaltungen.
Im beruflichen Kontext wird der Begriff "Tagung" manchmal auch für geschäftliche Treffen verwendet.
Kongress:
Ein Kongress ist in der Regel eine formelle und größere Veranstaltung, die oft einen internationalen Charakter hat.
Kongresse neigen dazu, sich auf spezifische Branchen oder Fachgebiete zu konzentrieren und können aus verschiedenen Sitzungen, Vorträgen und Diskussionen bestehen.
Der Begriff "Kongress" wird häufig mit politischen, wissenschaftlichen oder geschäftlichen Veranstaltungen in Verbindung gebracht.
