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Einen Abiball zu planen ist kompliziert und erfordert viel Zeit. Damit du bei den ganzen Augaben nicht den Überblick verlierst, haben wir dir hier die 6 wichtigsten Punkte für einen erfolgreichen Abiball zusammengestellt.
#1 Organisationsteam eines Abiballs
#3 (Unverzichtbare) Dienstleister für den Abiball
#6 Einladung, Sitzordnung & Kleiderordnung
Das Organisationsteam für dein Abiball besteht mindestens aus 2 Personen.
Eine Person ist in der Hauptverantwortung. Das heißt, der Erfolg des Abiballs liegt in seinen oder ihren Händen. Eine weitere Person verantwortet die Finanzierung und Budgetplanung des Abiballs.
Dann, je nach Größe des Jahrganges, solltest du über weitere themenspezifische Verantwortungen nachdenken. Du könntest den Bereich der Organisation der passenden Dienstleister (z.B. Locationbetreiber, Catering und Dj) als eine themenspezifische Verantwortung festlegen.
Die Planung eines Abiballs ist ein langer Prozess. In der Regel ca. 8 bis 10 Monate. Für eine erfolgreiche Planungsphase muss es mindestens eine Auftaktveranstaltung mit allen Schüler:innen aus dem Jahrgang geben. Informiere hier über die grobe Planung und die spätere Einbeziehung von Freiwilligen zur Finanzierung des Abiballs und die Zusammensetzung des Organisationsteam. Terminiere gegebenenfalls Veranstaltungen für einen aktuellen Zwischenstand und Ergebnisse.
Für einen erfolgreichen Abiball ist es wichtig den gesamten Jahrgang mit einzubeziehen. Mach dies am besten mit einer Abfrage über typeform oder Google Forms oder einem schulinternen Umfragetool.
In den Abfragen kannst du im ersten Schritt über das Budget entscheiden lassen. Das Budget ist schlussendlich eines der wichtigsten Kriterien zur Planung. Hiervon hängen viele Entscheidungen ab. Zum Beispiel die Auswahl der Location oder dem Catering Service.
Für die Auswahl der Location, ist es hilfreich zu wissen, wie viele Personen zum Abiball mitgebracht werden. Frage dies ebenfalls ab, um einen Überblick zu bekommen. Du kannst hieraus aus ableiten, was die Obergrenze ist, denn eine Location hat nur ein gewisses Kontingent an Sitzplätzen.
Einen Termin für den Abiball zu finden bedingt viele Entscheidungen. Je eher der konkrete Termin feststeht desto besser ist die Abstimmung mit der Location, dem Catering und anderen Dienstleister:innen. Beliebte Termin sind bereits frühzeitig ausgebucht.
Die Abfragen sind eine gute Möglichkeit viele Schüler:innen mit einzubeziehen. In einigen Punkten solltest du in der Leitung aber auch Dinge einfach entscheiden. Es wird nie ein einstimmiges Ergebnis geben.
Hier führen wir dir der Vollständigkeit die unverzichtbaren Dienstleister:innen für einen Abiball auf.
Bei der Locationwahl für deinen Abiball achte vor allem auf Referenzen andere Abibälle. Gibt es die die nötigen Genehmigungen zum Spielen der Musik? Wie sieht es mit der Licht- und Tontechnik aus? Hat die Location einen festen Catering-Partner?
Falls die Location eine freie Wahl für den Caterer zulässt, hast du mehr Freiheiten bei der Menüzusammenstellung. Soll es ein klassisches Buffet, ein Fingerfood Buffet oder Grill Buffet sein? Informiere dich auch beim Caterer über Referenzprojekte und beachte die Rezensionen bei Google.
Ein Fotograf fängt den Abiball mit Gruppenfotos, Einzelfotos und Fotos während der Veranstaltung ein.
Der DJ verwandelt den Abiball mit einem mitreißenden Mix aus Beats und Melodien in eine pulsierende Tanzfläche.
Die Finanzierung des Abiballs setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen.
Ein großer Teil stellt das Ticket selber dar. Jedes verkaufte Ticket, für die Schüler:innen oder dem Anhang (Eltern, Freunde, Bekannte) finanziert deinen Abiball. Je mehr Tickets du verkaufst, desto mehr Budget steht dir zu Verfügung. Gleichzeit steigt aber auch der Bedarf an Catering oder du benötigst eine größere und in der Regel kostenintensivere Location.
Neben dem Ticketverkauf kannst du die Abiball-Kasse mit Verkaufsaktionen aufbessern. Ein Klassiker ist der Verkauf von Waffeln in der Pause. Ein weiteres Instrument können Spenden sein.
Damit dir und deinem Jahrgang der Abiball noch lange in Erinnerung bleibt, ist das Abendprogramm von großer Wichtigkeit. Stelle ein tolles Programm zusammen und denke dabei an Reden des Schulleiters, der oder des Jahrgangssprecher:in und anderen Auserwählten. Und natürlich deiner Rede, als Vorsitzende:r des Abiball-Organisationsteam.
Damit es zu keinen Unstimmigkeiten in der Location kommt, sorge für eine korrekte Einladung mit Sitzordnung und Information über die Kleiderordnung. Stimme die Sitzordnung mit der Location ab.
