Seminar planen: 4 Schritte zum perfekten Seminar

Du planst ein Seminar für interne Fortbildungen, bei dem externe Vortragende eingeladen sind und ein Catering die Teilnehmer:innen versorgt? Hier erfährst du, wie du den Ablauf des Seminars in vier einfachen Schritten erfolgreich organisierst.

 

 

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Agenda und Zeitplan erstellen

Schritt 2: Technik und Räumlichkeiten vorbereiten 

Schritt 3: Catering planen

Schritt 4: Interaktion und Feedback 

 

 

 

 

 

Schritt 1: Agenda und Zeitplan erstellen 

Die Grundlage für ein erfolgreiches Seminar ist eine klare Agenda und ein durchdachter Zeitplan. Beginne mit der Festlegung der Themen und Vortragenden. Stelle sicher, dass diese Expert:innen in den Zeitplan eingebunden sind und mit diesem Einverstanden sind.

• Themen und Vortragende: Wähle relevante Themen und Experten aus, die die Fortbildungsziele unterstützen. Plane genügend Zeit für jeden Vortragenden ein. 
• Zeitplan: Erstelle einen detaillierten Zeitplan für das Seminar. Achte darauf, ausreichend Pausen für die Teilnehmer:innen einzuplanen, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.

 

 

 

 

Schritt 2: Technik und Räumlichkeiten vorbereiten

 

Die richtige technische Ausstattung und geeignete Räumlichkeiten sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. 

• Technik: Überprüfe im Voraus, ob alle technischen Geräte, wie Beamer, Mikrofone und Lautsprecher, einwandfrei funktionieren. Wenn die Vortragenden den eigenen Laptop verwenden, stell sicher das du die nötigen Adapter bereitstellen kannst (Mini-HDMI auf HDMI).
• Räumlichkeiten: Stelle sicher, dass der Seminarraum (hier findest du die besten Seminarräume in Hamburg) ausreichend Platz für die Teilnehmer:innen bietet. Richte Sitzplätze und Tische so ein, dass die Sicht auf die Präsentationsmaterialien optimal ist.

 

 

 

 

 

Schritt 3: Catering planen 

Die Verpflegung der Teilnehmer:innen ist ein wichtiger Aspekt, um die Aufmerksamkeit und Energie während des Seminars aufrechtzuerhalten. 

• Speisen und Getränke: Plane das Catering entsprechend der Tageszeit. Biete leichte Snacks und Getränke in den Pausen an. Berücksichtige auch mögliche Diätwünsche oder Allergien der Teilnehmer:innen.  
• Logistik: Koordiniere’ die Lieferung und Aufstellung des Caterings, sodass die Teilnehmer:innen bequem Zugang zu den Speisen und Getränken haben, ohne den Ablauf zu stören. Am besten bestellst du ein Catering direkt zum Start und eins zum Mittag.

 

 

 

 

Schritt 4: Interaktion und Feedback 

Die Interaktion mit den Teilnehmer:innenn und deren Feedback sind entscheidend, um ein erfolgreiches Seminar zu gewährleisten. 

• Interaktive Elemente: Plane interaktive Phasen ein, wie Diskussionen, Fragerunden oder praktische Übungen. Dies fördert die aktive Beteiligung der Teilnehmer:innen und vertieft ihr Verständnis. 
• Feedback sammeln: Nach jedem Vortrag oder am Ende des Seminars bitte die Teilnehmer:innen um Feedback. Dies kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Nutze die erhaltenen Informationen, um zukünftige Seminare zu verbessern.

 

 

 

Mit diesen vier Schritten kannst du sicherstellen, dass dein Seminar reibungslos abläuft und die Teilnehmer:innen davon profitieren. Die sorgfältige Planung im Voraus wird dazu beitragen, dass das Seminar ein voller Erfolg wird. Für ein Seminar Catering in Hamburg kannst du uns jederzeit kontaktieren.