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Ein Workshop steht an, du planst eine Kundenveranstaltung oder du brauchst einfach eine Lunch-Verpflegung für das nächste Meeting und du bist dir unsicher ob du an alles gedacht hast? Mit diesem Leitfaden kannst du für deine nächste Business Catering Bestellung prüfen, ob du an alles gedacht hast.
Inhaltsverzeichnis
#1 Auf die Foodauswahl- und menge kommt es an
#2 Eine reibungslose Anlieferung & Abholung
#3 Allergene & Essenspräferenzen
Für die Zusammenstellung deiner Business Catering Bestellung sind die Auswahl und Menge der Speisen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn nur satte Gäste sind zufriedene Gäste.
Ein Business Catering kann mit warmen und kalten Speisen erfüllt werden. Die Kalkulationsmenge bei warmen Speisen für einen Mittagstisch beispielsweise liegt in der Hand des Caterers. Bei kalten Speisen wie zum Beispiel Fingerfood, Wraps oder Sandchwiches kann eine Teileanzahl pro Person festgelegt werden. Warme Speisen eignen sich für ein schickes Abendbuffet für die Firmenfeier. Kalte Speisen sind in der Regel unkompliziert und vielfältig. Außerdem ist der Verzehr und die Essensausgabe erleichtert.
Für ein Business Catering ist das Bestimmen der korrekten Foodmenge gar nicht so einfach. Mit der Beantwortung der folgenden drei Fragen lässt sich die korrekte Foodmenge zumindest eingrenzen:
1. Wie viel Personen nehmen teil?Um die korrekte Menge an Speisen beim Business Catering festzulegen ist die Personenzahl die erste und wichtigste Kennzahl die man berücksichtigen muss. Wenn ein kleines Buffet bestellt wird, gibt man die Anzahl Personen dem Caterer durch, der dann in der Kalkulation eine gewisse Portionsgröße festlegt. Wenn es sich um die Lieferung von Snacks, Fingerfood und Sweets handelt, bietet die Anzahl Teile pro Person eine gute Grundlage.
2. Wie lange dauert die Essenspause?Eine weiterer wichtiger Faktor zur Bestimmung der korrekte Speisenmenge ist die Zeit, die zum Verspeisen des Essens angesetzt wird. Soll es eine ausgedehnte Pause sein und das Essen steht im Mittelpunkt oder sind die Snacks nur für “nebenbei” angedacht ? Die Länge der Essenspause sollte in jedem Fall bei der Catering Bestellung berücksichtigt und kommuniziert werden.
3. Wer sind deine Gäste?Ein schickes Geschäftstreffen in den eigenen Büroräumen wird mit weniger Speisen als eine Veranstaltung auf einer Baustelle auskommen. Während es in einem Geschäftstreffen möglich geruchs- und fettarm sein sollte, weniger im allgemeinen verzehr wird, kann es auf einer Baustelle gut und gerne auch mal herzhaft, rustikal zugehen und richtig zugelangt werden.
Je nach Anlass treffen unterschiedliche Menschen zu unterschiedlich langen Zeiten aufeinander. Ein Geschäftstreffen ist eher schick, produktiv und das Essen steht nicht im Vordergrund. Hier können 2-4 Teile schon ausreichen. Konferenzen, Seminare, Firmenfeiern oder Schulungen und Workshops gehen meist über mehrere Stunden und sind in der Gästeauswahl viel diverser. Hier können schnell mal 7-15 Teile pro Personen angesetzt werden.
Nichts ist un-entspannter als das eine geplanteBusiness Catering Lieferung, die nicht pünktlich ankommt und man keinerlei Info erhält warum dies so ist. Damit eine Anlieferung so reibungslos wie möglich klappt haben wir hier die wichtigsten Punkte aufgeführt:
Lege Verantwortungen fest
Wer ist an dem Tag des Business Caterings vor Ort und dafür eingeteilt, dass z.B. der Aufbau eines Buffets am richtig Ort erfolgt. Diese Person ist gleichzeitig auch dafür eingeteilt, dass der Abbau und die Abholung wie vereinbar durchgeführt werden kann. Wenn bei der Abholung nicht alles zusammen steht und ggf. eine zusätzliche Abholung erfolgen muss, können weitere Kosten auf dich zukommen.
Plane eine Pufferzeit mit ein. Natürlich sollte eine Lieferung immer in einem Rahmen erfolgen, wie sie auch angeboten wird. Es gibt aber immer Situationen, die dazu führen können, dass sich eine Anlieferung verzögert. Gerade der Stadtverkehr zur Pendler- und Mittagszeit in Hamburg ist unberechenbar.
Für eine reibungslose Anlieferung, gib’ immer mindestens eine Mobilnummer und eine weitere Telefonnummer, z.B. die des Büros, an. So kann der Fahrer dich kontaktieren falls er das Gebäude nicht findet, das Tor verschlossen ist oder eine andere Schwierigkeit auftaucht.
Wenn du das Catering an einem “schwierigen Ort” wie eine Barkasse, Fähranleger oder zeitweise Baustelle in abgesperrte Bereichen planst, sei in jedem Fall erreichbar und schicke im Vorwege eine kurze Anfahrtsskizze dem Office Team des Caterers, um die Anlieferung zu erleichtern.
Bereite die Abholung gut vor. So umgehst du weitere Abholungen, die dir ggf. in Rechnung gestellt werden. Definiere einen zentralen Ort an dem du oder das gebuchte Servicepersonal die gelieferten Boxen, Teller, Getränke, Geschirr und Equipment abstellst.
Es ist wichtig, bei einer Catering Bestellung alle essentiellen Allergien und Unverträglichkeiten zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Gäste sicher und gesund bleiben. Für dasTeam Lunch kennst du vermutlich alle Unverträglichkeiten und Geschmäcker. In einer größeren und unbekannten Runde zumBusiness Catering treffen Menschen aufeinander, bei denen Allergien existieren können, die du nicht kennen kannst. Da will man lieber auf Nummer sicher gehen und jedem Gast eine tolle Foodauswahl anbieten.
Einige häufige Allergien, die berücksichtigt werden sollten, sind:
Gluten
Nüsse (einschließlich Mandeln, Haselnüsse und Walnüsse)
Milchprodukte
Eier
Fisch
Schalentiere
Soja
Sesam
Eine kurze Abfrage vor dem Business Catering Termin ist meist nicht möglich, da teilweise Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus ganz verschiedene Abteilungen zusammentreffen. Wir empfehlen dann mindestens eine vegane Option (z.B. die vegane Fingerfoodbox) auszuwählen. Außerdem kann eine Beschilderung der Speisen den Gästen helfen die für sich geeigneten Speisen zu finden.
Die gesamte Liste der Allergene sind in dieser Liste einsichtig.
Beim Business Catering können weitere Services in Anspruch genommen werden wie zum Beispiel Geschirr-Service, Servicepersonal, das Liefern von Equipment oder ein Getränke-Service. Je nach Anbieter werden diese ab einer bestimmten Personenzahl oder Mindest-Umsatz angeboten.
Hier sind einige Fragen, mit deren Beantwortung du leicht bestimmt kannst, ob du weitere Services benötigst:
Habe ich genügend Tische um die Foodplatten oder das Buffet aufzustellen?
Benötige ich neben den Getränken zusätzlich Kühlmöglichkeiten weil die eigenen Kühlschränke nicht ausreichen?
Wer kümmert sich während des Caterings um den ggf. anfallenden Geschirr Rücklauf?
Ist ausreichende Geschirr und Besteck in der Mitarbeiterküche vorhanden oder muss ich welches zusätzlich bestellen?
Sicherheitshalber kannst du in jedem Fall den passenden Anbieter bezüglich deiner Rückfragen kontaktieren.
Geschäftstreffen: Wenn du während eines Geschäftstreffens für Essen und Getränke sorgen möchtest, kann Catering eine bequeme Möglichkeit sein.
Konferenzen und Seminare: Wenn du und deine Firma eine Konferenz oder ein Seminar veranstaltet, kann Catering für die Verpflegung der Teilnehmer sorgen.
Firmenfeiern:Business Catering ist eine gute Wahl für die Verpflegung bei Firmenjubiläen, Weihnachtsfeiern oder anderen Feierlichkeiten.
Schulungen und Workshops: Wenn Du und deine Firma eine Schulung oder einen Workshop veranstaltest, kann Catering für Pausenverpflegung und Mittagessen sorgen.
Produktpräsentationen: Wenn du und dein Team eine Produktpräsentation abhaltet, kann Catering für Snacks und Getränke sorgen, um das Erlebnis für die Teilnehmer angenehmer zu gestalten.
Kundenveranstaltungen: Business Catering ist eine gute Wahl für die Verpflegung bei Veranstaltungen, die Du für deine Kunden organisierst.
Eine Business Catering Bestellung kann bereits ab 50 € aufgegeben werden. In der Regel wird ein Budget pro Person festgelegt. Anhand dieses Budgets lässt sich ein Angebot schnell erstellen. Ohne Budgetvorgabe kann es zwischen Anfrage und Angebot zu unerwarteten Diskrepanzen kommen. Wenn du ein Budget vorgegeben hast, gib es in jedem Fall bei der Anfrage mit an. So kann schneller ein für dich zugeschnittenes Angebot erstellt werden.
